海外執行期的第一次業師輔導：行程要改、經費要勻、KPI 要鬆，我帶了七件事去問

2026 年 10 月 16 日，日本時間晚上九點半，東京葛飾區四つ木的租屋處。那天從外面回來的電車太慢，我乾脆走了 35 分鐘回家，坐下來打開筆電，連上人在宜蘭的業師張松年老師。這是教育部青年發展署「青年百億海外圓夢基金計畫」規定的海外期間第一次線上輔導。老師開口第一句不是問進度，是問「車程多久」，然後說他看過我在奈良論壇的表演影片了：「效果很好，真的。」

這篇要談的是：海外執行期的第一次業師輔導要準備什麼、行程想改和經費不夠的時候正確的程序是什麼、老師對我帶去的七件事分別怎麼回答。先把答案放在前面：行程調整不必走企劃變更，只要經費不增加、調整合理、不偏離原本的目的，寫一封敘明理由的 email 給業師，拿到回信就能憑信向青年署辦理；經費在業務費項下可以勻支，但要有業師共識並在核銷「說明」欄註明。對正在執行、或正在準備申請青年百億的人，這篇是一份可以直接套用的輔導議程。

只要經費不增加，調整有合理的理由、跟原本提的目的不要不一樣，基本上都 OK。他們也知道實際到了國外會有變化，這很正常。（張老師原話，整理自錄音）

為什麼海外的第一次輔導最重要

青年百億的制度是這樣：海外期間要有三次業師線上輔導，回台 30 天內還有一次最終面談；結案時要交成果報告書、成果影片和經費核銷，硬期限是回國後一個月內，遲交有被追回兩成補助款的風險。我出發前把這些條文讀了很多遍，但真正讓我緊張的不是條文，而是到了日本以後行程一直在長。奈良論壇之後，日本笑いヨガ（笑笑瑜伽）協會的夥伴在懇親會上幫我多排了三場地域照護據點的觀摩；同時原定要去千葉參訪七天的那家機構，最近生意太好，根本沒辦法做實質交流。

我自己早年接政府案的經驗是：變動不可怕，沒有留下紀錄的變動才可怕。既然計畫沒有走正式的企劃變更，這份輔導紀錄就是結案時的依據。所以輔導前一天，我請 AI 把要談的事整理成一份討論稿，上半部是「今天要談、要老師確認的事」，下半部是「結案要做的全部項目」，一起給老師看。開始前我先問老師可不可以錄音，錄音結束後丟進轉寫流程，做成這篇紀錄。

老師後來說了一句讓我很安心的話：「這個彈性他們是有的。」但彈性有邊界，下面就是邊界長什麼樣。

我帶去的七件事，與老師的答案

這張表是當天的議程和結論。順序照我討論稿的順序，最重要的放最前面。

七件事談完不到半小時。我後來回想，之所以快，是因為每一題我都附了「我打算怎麼做」，老師只要說可以或不可以。輔導不是去問「我該怎麼辦」，是去拿「這樣辦可以嗎」的答案。

行程調整的程序：三個前提、一封 email、一張表

這段是整場輔導最值得抄下來的部分。老師說的程序其實只有三步，但每一步都有它的理由。

第一步是先對三個前提：總經費不增加、調整有合理的理由、不偏離原本的計畫目的。我新增的三場都是地域照護據點的笑いヨガ觀摩，跟計畫主軸「喜劇乘以長照」完全一致；取消千葉是因為對方忙到只剩負責人說明經營理念，拿不到高齡照護現場的觀點；而千葉在東京範圍內，取消後經費反而沒有變動。三個前提都過，老師才說「基本上都 OK」。

第二步是寫一封 email 給業師，逐項敘明理由。老師特別提醒「你要稍微敘明理由，為什麼要變更」，因為他回信同意之前，如果覺得哪一項有疑義，會先問青年署。第三步是憑老師的回信向青年署辦理。我把回信截圖存進核銷資料夾，這就是結案時「原訂／實際／原因」三欄的證據。

零碎的 KPI 則另外處理。老師說這類機動性的項目不必每項來回確認，自己調整後統一告知即可。所以我回到家做的第一件事，就是把所有變動整理成這張表，下一次輔導直接帶去：

這裡要說一個界線：老師同意的是「海外期間、不動總經費」的調整。如果你的變動牽涉到增加經費、或改變計畫的核心目的，那就不是業師一封信能解決的，要走正式的企劃變更。這一條我沒有親自走過，寫在這裡只是提醒你先分清楚自己的變動屬於哪一種。

經費勻支：口譯費從一萬五變四萬七怎麼辦

我的計畫核定的翻譯費只有 NT$15,000。但論壇之後日方臨時多排了好幾場參訪，每一場都需要口譯，兩位口譯加上交通，實際支出約 NT$47,000，超出三萬多。這是我當天最擔心的一題，老師的回答卻最短：「這個都是業務費的項下，應該是 OK。」

我把簡章裡的勻支規則和老師的話對起來，整理成這張表。對還在寫計畫書的人，這張表也是編預算時就該知道的事：

我自己的檢討是：編預算的時候，翻譯費抓得太保守。當時想的是「論壇那幾天有口譯就好」，沒有想到在日本的每一個機會都是日文的，每一個機會都需要口譯。如果你的計畫在非英語國家，翻譯費請用「每一場活動都需要」去估，而不是「只有重頭戲需要」。

老師給的三個方向

七件事之外，老師主動說了三件事，這三件事比任何一項同意都有用。

第一是代表性。路上電話斷線前老師提過一句「你跟另一位同學很適合當範本」，我沒聽懂，視訊時追問。老師說，他輔導的另一位學員在美國學各種工作犬的訓練，台灣很少見；而我是把日本特有的搞笑風格和長照、復健結合，兩個方案都是為台灣未來的高齡化和社會福利做前瞻性的學習。他的判斷是：回國後青年署很可能會重視、發新聞稿，「搞不好可以拿來當一個招牌」。

第二是影片。老師說論壇那段表演「很有賣點」，建議回國後把這些影片剪輯起來，青年署發新聞稿時就有現成素材。這句話改變了我後面每一場活動的作法：不只是做完，還要留下表演和互動的片段。

第三是方向感。老師說台灣的高齡化正步上日本的後塵，這類交流「非常需要」，他對未來很樂觀。他還說了一句我記得很清楚的話：

從你們身上我也得到很多鼓舞，我覺得台灣真的是越來越有希望的感覺。不是只有科技，我們在很多方面其實都很有希望。（張老師）

輔導的最後我也分享了一件事。這趟我做了三張明信片放進論壇的資料袋：第一張是肩上扛滿包袱、影子裡有很多角色的人，配一句日文「你有多久沒好好看看自己了」；第二張是爬山、跑步、冥想、睡覺，各種把自己找回來的方式，笑也是其中一種；第三張是走出框架之後人生無限的可能。明信片上有一個 QR 碼，連到我的個人頁，可以切換中日文，裡面有我開發的笑聲分貝機、懷舊廣播和一份高齡者憂鬱量表。會後真的有好幾位日本長輩傳訊息給我。老師聽完說：「日本老人家其實比較封閉，不是故意的，是害羞；剛好碰到你這麼熱情的台灣人，他們很快也打開心房。」

我覺得我現在做的事已經不是創業了，很像在創作我的生命。我正在創作我年輕的第二人生。（我跟老師說的話，老師說他很認同）

檢查清單：下一次業師輔導前，你準備好了嗎？

• 你有沒有一份「要老師確認的事」清單，每一項都附了你打算怎麼做？
• 你的行程變動，三個前提（經費不增加、合理、不偏離目的）都過了嗎？
• 你有沒有把變動寫成 email 寄給業師，而不是只在視訊裡口頭講？
• 老師的回信有沒有截圖，存進核銷資料夾？
• 你的「原訂／實際／原因」表更新到今天了嗎？
• 超支的科目，你知道要從哪幾個項目勻支、憑證夠不夠嗎？
• 每一場活動，你有沒有留下可以剪進成果影片的片段？

總結：帶著答案去輔導，拿回來的是依據

海外執行期的業師輔導，不是進度報告，是幫你的變動取得合法性的程序。行程會變、經費會超、原定的合作單位會沒下文，這些老師都見過；他需要的是你把變動攤開、附上理由和你的方案，他說可以，再用一封 email 把「可以」變成結案時的依據。

如果你正在準備申請青年百億，這篇最實用的部分可能是那三個前提和那張勻支表：寫計畫書的時候，把翻譯費估足、把 KPI 寫成「可以機動調整的形式」，到了國外你會感謝自己。而如果你已經在國外，下一次輔導前，先做那張「原訂／實際／原因」表吧。

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輔導手記：本文依 2026 年 10 月 16 日線上輔導的錄音整理，老師的話為錄音原話的摘錄與潤飾；議程中「輔導紀錄的形式」一項當天未談到。金額為核定表與當時估算的數字，實際核銷以憑證為準。文中其他學員、合作單位與日方店家一律不具名；業師為計畫公開指派的輔導老師，經考量後具名。本文為教育部青年發展署「青年百億海外圓夢基金計畫」築夢工場組「笑顏良藥」計畫執行紀錄之一。